コロナの影響で、会社でオンラインイベントのニーズが増加している

オンラインイベントのニーズ

情報を共有したり、社員の士気を高め一体感を生み出したりする社内イベントや、企業のイメージをPRしたり、知識を社外に共有したりする外部に向けたイベントは、定期的に開催したいもの。

新型コロナウイルスの影響によって働き方が大きく変わってきていますが、その影響は働き方だけでなく、会社が主催するイベントにも及んでいます。
感染リスクを抑えるために、リアルイベントではなくオンライン上でイベントを行う企業が増えてきているのです。

オフラインでイベントを行う際に避けることが難しい、密閉・密集・密接の3密をオンラインのイベントであれば避けることができるためです。

オンラインイベントの種類|どのようなオンラインイベントが実施されているのか

オンラインイベントの種類

それでは、企業が行うイベントはどういったものがオンラインに切り替えられているのでしょうか?
オンラインで行われている会社のイベントを一部ご紹介します。

社員総会

本来の意味は、社団法人の構成員による「最高意思決定機関」とされており、株式会社の「株主総会」に値します。

しかし、多くの企業で社員総会は、社員全員が一同に会し、さまざまな情報を共有したり、社員の士気を高めるためのイベントとして位置付けられています。
半期に1度程度のスパンで定期的に開催されることが多く、社員の一体感や、会社への愛着を育てるためにも重要な節目となるイベントです。

内定式

内定式は、企業が正式に内定者に内定を通知する場です。
日本経団連が定めたルールによって10月1日以降しか、内定を通知することはできません。
多くの企業では10月1日に実施されます。

この内定式もオンラインで実施する会社が増えてきています。
内定書の授与や社長の挨拶だけでなく、入社式までのスケジュール共有や、内定者研修など、内定式後に重要となることが伝えられる場でもあります。
内定者たちは、初めて同期・先輩などと会うタイミングでもあり、懇親会を行う会社もあります。

入社式

4月に行われることの多い入社式も、新型コロナウイルスが流行2020年はオンラインで実施する企業が多く見られました。
入社式は、社長からの挨拶や祝辞があるだけでなく、今後の研修の流れや、所属部署の発表など入社後に重要となる話を聞くこととなります。
入社式後に懇親会を行う企業も多く、新入社員は同期と親睦を深めることで、入社後の研修などに対する不安を少し和らげることもできます。

画面を隔てたオンラインでのコミュニケーションは、オフラインの場合よりも感じ取れる情報が少なくなるので、主催側の工夫やサポートが必要です。
不安を抱える新入社員のサポートとなるイベントが運営できるようにしましょう。

忘年会・新年会

オンラインで業務をスムーズに進めるためには、コミュニケーションを十分に取り、相互理解を深めることが大切です。
テレワークが普及したことで、不足しがちになったコミュニケーションを新年会や忘年会というカジュアルな場を通し補うことが目的となります。

何でも話しやすいカジュアルな雰囲気の中行うようにしたいですが、始まりの時間だけでなく、終わりの時間も決めダラダラと続くことのないようにするのがポイントです。

勉強会・社外向けイベント

勉強会、ウェビナーなどの社外向けのイベントをオンラインで行う企業もあります。
会社のイメージ作りや、PR、ファン作りを目的として行う場合が多く、オンラインで行う場合、遠方に住みリアルイベントには足を運びにくい人も参加できるというメリットがあります。

社外向けイベントをオンラインで行う場合、成功のポイントの1つとして、告知や集客をどのように行うかがカギになってきます。
伝えたいことが、意図する層に届くように発信の方法やイベント内容を考えてください。

社員はどのようなオンラインイベントを求めている?

社内イベント「オンライン派」と「リアル派」の傾向を調査
出典:株式会社グローバルプロデュース 『社内イベント「オンライン派」と「リアル派」の傾向を調査』

株式会社グローバルプロデュースが、20~40 代の社会人 333 人を対象に行なったアンケート、『社内イベント「オンライン派」と「リアル派」の傾向を調査』によると、表彰式などの社内イベントはオンラインでも実施してほしいという結果になりました。

社内イベントはオンラインで行いたい派、リアルに行いたい派共に、高い数字となっています。

表彰式のような社員のモチベーションをあげるためのイベントは、リアルで集まることが難しい場合もオンラインで実施したほうがいいでしょう。
テレワーク中心の働き方では、他の社員がどのような働きをしているのか認識しづらいもの。
表彰式という場を通して、社内の動きをクリアにすると共に、社内の一体感を高め、社員にチームに貢献できているという認識を持ってもらうことができます。
黙々とテレワークを行う中で、このような体験は今まで以上に大切になってきています。

オンラインイベントを開催するメリット

オンラインイベントを開催するメリット

オンラインでイベントを開催するメリットはどのようなものがあるのでしょうか?
オンラインイベントのメリットを知り、特性を活かしたイベントを開催しましょう。

リアルタイムでスムーズなリアクション

オフラインイベントの場合、スピーチなどを行なっている際は発表者が話し終えるまで聞き手は反応ができません。
しかし、オンラインイベントならチャットツールなどを使いリアルタイムでリアクションをすることができます。
質問などもチャットツールを使うと都度、受け付けることができるのでリアルイベントよりも時間を取らずスムーズに進行ができます。

ただ、発言を求めたりディスカッションを行なったりすると、発言と発言の間に時間ができ、オフラインの場合よりも時間がかかるので注意が必要です。

どこにいても参加できる

場所を選ばずに参加できるのも、オンラインイベントのメリットです。
社内イベントの場合、会社やイベント会場から遠い場所に住む社員は、長時間かけて移動せずともイベントに参加できます。
社外に向けたイベントの場合も、リアルイベントの場合は参加が難しい遠方に住む参加者もイベントに参加できるようになることで、よりも多くの層にアプローチすることも可能になります。

アーカイブに残すことができる

アーカイブに残すと、後日好きなタイミングで視聴することができます。
イベントの開始時間に都合のつかない人なども視聴することができ、結果より多くの人にイベントに参加してもらえるということになります。

社員総会などの場合、アーカイブを残しておくことで全員に共有したい事項を漏れなく伝えられます。
ただ、リアルタイムで視聴できなかった場合、アーカイブを視聴するようにとアナウンスを忘れずに行いましょう。

動画データとして残しておくと、次回オンラインでイベントを行うときに参考にできることもメリットの1つです。

会場費などのコストが抑えられる

リアルでイベントを行うとなると、会場費や会場に置いておくお菓子・水などの飲食費などさまざまなコストがかかります。
資金面だけでなく、用意のための時間のコストもかかってしまうものです。

しかし、オンラインでの社員イベントは会場や食べ物、飲み物の用意をしなくていいのでさまざまなコストを省くことができます。

オンラインイベントを開催する上で意識したいポイント

オンラインイベントを開催する上で意識したいポイント

最後に、オンラインイベントを開催する上で、意識したいポイントをご紹介します。

準備で気をつけること

目的や伝えたいことを明確にする

五感を使いながら参加できるオフラインでのイベントと違い、画面から感じられることはリアルイベントとよりも少なくなってしまうのは事実です。
画面を通してでの情報でも伝えたいことがしっかりと伝わるように、イベントの目的や伝えたいことを明確にしましょう。
そうすることで、どのようなイベント内容にするか、何にどれだけ時間を使うかなど、企画面もクリアになってくるでしょう。

機材など環境面を整える

スムーズに配信を行えるように機材などの環境面をしっかり整えましょう。
インターネット環境だけでなく、マイクやライトなど視聴する側がストレスを感じずイベントに参加できる環境を整えるのが大切です。
本番の前に一度テストを実施することをおすすめします。

セキュリティに配慮する

どこでも参加できるオンラインイベントですが、電車の中や、カフェでの視聴を行うと関係者以外の目に触れてしまう場合もあるでしょう。
特に社内イベントで、社内の重要事項を発表する場合などは注意が必要です。
視聴する環境や、場所を指定する必要がある場合があります。

また、Youtube Liveなどを利用する場合も、意図しない視聴者が参加しないように気をつけましょう。
設定からURLを知っている人のみが視聴できる限定公開にすることもできます。

スライドは情報を詰め込みすぎない

スライドなどの資料を使う場合、細かい文字で情報を詰め込みすぎないようにしましょう。
PCだけでなくスマートフォンから参加する人がいる場合も考え、スマートフォンの画面でも見やすい資料にする必要があります。

リマインドを送る

イベントの前にはリマインドのメールを送りましょう。
どこからでも気軽に参加できるオンラインイベントですが、その分、参加を忘れてしまうことも。
多くの人にリアルタイムで参加をしてほしい場合、リマインドはとても重要なものになります。

イベントのURLや開始時間、その他、カメラはオフにするのか、入室可能時間はいつかなど、スムーズにイベントに参加できるように詳細も決め共有しましょう。

イベント時に気をつけること

背景を統一する

登壇者が複数人いる場合、バーチャル背景を利用するなどして背景を統一すると、参加者はストレスなくイベントに参加できます。

オンラインイベントは多くの情報を視覚から得ます。
伝えたいことをしっかり参加者に受け取ってもらうためにも、背景をシンプルにするなどし、なるべく無駄な情報が入らないようにしましょう。

発表者はスマートフォンなどの通知をOFFに

配信を行う際、登壇者はスマートフォンの電源をOFFにしておくことをおすすめします。
イベントの途中で聞こえる、着信音やバイブレーション音は、参加者の集中力を途切れさせてしまいます。

開始前・休憩時間の際の画像も準備を

開始前や、休憩時間に表示する画面もこだわると、しっかりと準備されたイベントだと印象づけることができます。

待機時の画面には、イベントのタイトルや、次の開始時間、イベントの雰囲気や次に配信される内容をイメージできる画像などを記載しましょう。

オンラインイベントの他社事例

オンラインイベントの他社事例

オンラインで行われたイベントの事例をご紹介します。

株式会社ガイアックス

ソーシャルメディアサービス事業や、インキュベーション事業を行う株式会社ガイアックスは、完全オンラインでの社員総会と入社式を開催しました。
ツールはZoomを利用し、Youtube Liveと連携させ外部へも公開しています。

前半は、関係者以外も視聴可能な代表や新入社員のスピーチ、Zoom活用講座などを行い、後半は、各4名個室で、それぞれのグループに新人を配置した懇親会を行なっています。

自然電力株式会社

再生可能エネルギーの普及に力を入れる自然電力株式会社では、新卒採用説明会と、社員との座談会をオンラインで行いました。

会社説明では質疑応答も含み、事前登録後、メールにイベント参加のための情報が来るようになっています。

まとめ

画面越しのイベントは、オフラインイベントと比べ五感を使うことができず、感じ取れる情報量は少なくなってしまいますが、コスト面や、会場までの移動時間、新型コロナウイルスの感染リスクなどを考えるとメリットがあるのも確かです。

オンラインでイベントを行う際は、

・目的や伝えたいことを明確にする
・伝えたいことや資料はクリアかつシンプルに
・配信時、無駄な情報は入らないようにする
・セキュリティや環境面にも注意する

などの点に注意し、実施してください。
少しの工夫を加えることで、リアルイベントとはまた違った良さを活かしたイベントを開催できるでしょう。