懇親会を行う意図は?どのような場面で行う?

懇親会の意図や目的、タイミング

オンラインでの懇親会の話題に入る前に、懇親会とはどのような意図で、どのようなタイミングで行うのかをみていきましょう。
意義のある会を開催するには、目的をはっきりさせ、良いタイミングで行うことが重要になります。

懇親会を行う意図・目的

懇親会を行う意図や目的は、

  • 新メンバーの紹介のため
  • チームビルディングのため
  • 部署内、他部署のメンバーとの相互理解を深めるため
  • 情報収集の場と作るため
  • 慰労のため

などが挙げられます。
チームの一体感を高め、業務をスムーズに行えるようにするといった目的がほとんどです。
また、内定者フォローのために懇親会を行う企業もあります。

懇親会を行うタイミング

懇親会を行うタイミングとしては

  • 新事業やプロジェクトの立ち上げ時
  • 年末年始
  • 4月や9月などの期の始まり
  • 新メンバーが参入したとき
  • 創業日などの社内の記念日

など節目となるタイミングで行うといいでしょう。
メンバーの意識も新たになり、チームに対するエンゲージメントを高められます。

オンライン懇親会のメリット・デメリットは?

オンライン懇親会のメリット・デメリット

それでは、オンライン懇親会のメリット・デメリットをご紹介していきます。
オンラインでの懇親会の良い点と悪い点の両方を知り、特性を活かした懇親会を実施しましょう。

オンライン懇親会のメリット

リモートワーク普及におけるコミュニケーション不足の解消

新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが普及しメンバー同士のコミュニケーションが減ったと感じる組織は多いのではないでしょうか?
リモートワークを行なっていると休憩時間や、ふとした隙間時間に生まれる突発的なコミュニケーションや、カジュアルなやりとりが少なくなります。
オンラインで懇親会を行うことで、不足したコミュニケーションを補うことができるでしょう。
そうすることでメンバーのエンゲージメントも高まります。

どこからでも参加できる

オンラインでの懇親会は、どこからでも参加できるのがメリットの1つです。
遠方に住む人など、普段は参加が難しい人も参加できる機会となります。

気軽に参加できる

移動の時間がかからず、家から気軽に参加できるのもメリットの1つと言えるでしょう。
30分だけ、前半だけなど、短時間でも参加可能にしましょう。
開催者は途中入室、途中退室がしやすい空気感や、気軽に参加しやすい雰囲気づくりを行うことが大切です。

低コストで開催できる

会場費がかからないので、飲食店などを会場とし行う懇親会よりも低コストで行えるのも、オンライン懇親会の魅力です。
会場費などのコストがかからない分、参加者の通信環境の整備や、ゲームの景品などに予算を回し、参加者が楽しくスムーズに懇親会に参加できるように心がけてください。

オンライン懇親会のデメリット

ダラダラと続いてしまう

会場の使用時間が決まっているオフラインでの懇親会と違い、オンラインでの懇親会は終わりの時間が見えづらく、ダラダラ続いてしまうのはデメリットの1つ。
同居者のいる参加者がいる場合は特に、夜遅くまで懇親会が続くことのないように配慮してください。
時間だけでなく、声のボリュームなどにも注意が必要です。
ダラダたと長時間の開催になることがないように、終わりの時間を決め開催してください。

食事や飲み物を用意する手間がかかる

食事や飲み物などを各自で用意しなくてはいけないので、参加者の手間をかけることになります。
参加者に手間をかけたくない場合、オンライン飲み会向けのデリバリーサービスなどを利用するのもおすすめです。
注文から各自の自宅への発送までを代行してくれるサービスもあります。

株式会社マックスパーが提供するサービスでは、ホテルシェフ特製の料理を、企業ロゴや今期のスローガンなど希望のものをあしらったオリジナルパッケージに入れ、社員の自宅まで届けてくれ、その企業だけのオリジナリティ溢れる食事を準備できます。

盛り上がりに欠ける場合もある

オフラインの懇親会よりも、会話と会話の間にタイムラグがうまれたり、五感への働きも弱くなったりするため盛り上がりに欠ける場合もあるかもしれません。
しかし、ゲームを取り入れたり、チャットツールを上手に使ったりすることで、オンラインでもスムーズにコミュニケーションを取りながら懇親会を開催できます。

オンラインで懇親会を行う際のポイント

オンライン懇親会のポイント

それではオンラインで懇親会を行う際に、押さえて欲しいポイントを6つご紹介します。
ポイントを押さえ、参加者の満足度の高い懇親会にしましょう。

【ポイント1】通信環境の整備を

スムーズに会話やレクリエーションが進むように、通信環境を整えましょう。
ポケットWi-Fiなどを利用している場合、通信量に制限があるので、参加者の通信環境に配慮した、配信時間や内容にすることも大切です。

【ポイント2】食事の準備のアナウンス

食事の準備が自身で必要かどうか参加者にアナウンスしましょう。
会社側から社員の自宅に食事や飲み物を届ける場合は、届く日程や時間帯を共有しておくと親切です。

また乾杯をする場合、懇親会開催までにドリンクを手元に用意しておいてもらうのか、懇親会開始後にドリンクを準備する時間を設けるか、アナウンスをしておくとスムーズに会が開始できます。

【ポイント3】開催のアナウンスを数回行う

オンラインでの飲み会や懇親会は気軽に参加できる分、参加ができなくてもいいかと思ってしまうこともあります。
参加者を決めるタイミングだけでなく、参加者決定後から開催までの間にも何度かリマインドのメールを送るようにしましょう。

【ポイント4】タイムテーブルを提示する

どのような内容を何時から行うかや、終了時間が書かれたタイムテーブルをあらかじめ共有しておくことをおすすめします。
タイムテーブルを共有しておくことで、途中参加する人が参加しやすくなるからです。

また、オンラインでの懇親会に慣れていないメンバーが多い場合、タイムテーブルを提示することで全体像が分かり不安を解消することにも繋がります。
終了の時間も守るようにしましょう。

【ポイント5】乾杯の際のマイクは幹事以外OFF

乾杯の際は音声の不具合を避けるため、乾杯の挨拶をする人以外はマイクをOFFにしておきましょう。

【ポイント6】チャットツールを活用する

チャットツールを上手に使いコミュニケーションを図ってください。
音声を聞き取りやすくするため話し手以外のマイクをOFFにしていると、聞き手の反応がわかりづらく話し手が不安を感じる場合もあるので、拍手や挙手、いいねなどのスタンプやコメントを活用しコミュニケーションを取りましょう。

オンライン懇親会でのおすすめの企画

オンライン懇親会の企画

オンラインで懇親会を行う際のレクリエーションとしておすすめの企画をご紹介します。
懇親会も盛り上がり、相互理解も深められるような簡単なゲームです。

絵しりとり

絵しりとりは、絵を描いてしりとりをしていくゲームです。
前の人が描いたものが何かを考え、その名前の語尾の言葉から始まる絵を描きます。
最後に答え合わせを行い、しりとりが成立していたらゲーム成功です。

人狼ゲーム

人狼チームと市民チームで分かれ、人狼は誰なのかを探し出すゲームです。
ゲームを進めていく中で、その人の思考のクセや素の部分が垣間見れ、お互いの相互理解を深められるゲームです。

KYゲーム

「空気が読めない」という意味で使われていた「KY」という言葉ですが、このゲームでは1つの言葉から連想されるポーズを参加者が一斉にとります。
例えば「野球」という言葉から「バッター」のポーズをとる人もいれば「ピッチャー」のポーズをとる人もいるでしょう。
参加者の中で少数派だったポーズをとった人が減点されていき、マイナスポイントが一番大きかった人が負けです。
ポーズをとることが難しい場合、連想する言葉を書いて一斉に提示してもいいでしょう。

ワードウルフゲーム

参加者に1人1人にキーワードを渡します。
参加者の中に1人だけ、みんなと違うキーワードを渡されている人がいるので、それが誰か会話をしながら当てるゲームです。
キーワードは「東京タワー」と「富士山」など、共通点があるけどはっきりとした違いのある言葉にしましょう。

座談会

数人で分かれ、座談会を行うのもおすすめです。
リモートワークを行なっていると減ってしまう、雑談をする機会を設けましょう。
人数が多くなると、話し出すタイミングがかぶり気まずい雰囲気になる場合もあるので、座談会は、4〜5人程度で行うのがおすすめです。

Good&New

1人ずつ、24時間以内にあった嬉しかったことや、自分自身のニュースを1分程度で発表します。
参加者が全員話す機会を設けられるレクリエーションです。
座談会やその他のゲームを始める前に、アイスブレイクとして取り入れるのもおすすめです。

近況を伝える場にもなり、メンバー同士の相互理解も深まります。
話終わった後に、感想を言い合ったり、質問をしたり、拍手をしたりするなど参加者同士が繋がりを感じられるようなルールを決めてもいいでしょう。

オンライン懇親会における他社事例

オンライン懇親会の他社事例

オンラインで懇親会を実施した会社の事例をご紹介します。
どのようなツールを使っているのか、どのような企画内容を行なっているのかぜひ参考にしてみてください。

BIGLOBE株式会社

インターネット等のネットワークを利用した情報サービスの提供などを行うBIGLOBE株式会社は、内定者懇親会をオンラインで実施しました。

通常、オフラインで半日程度かけるところを3時間に収め、内容は自己紹介、自己理解研修、先輩社員との座談会などを行なっています。

ツールは、拡張機能を使わずとも参加者全員の顔が見えるZoomを使用しています。
座談会はブレイクアウトルーム機能を使い、数人に分かれ実施しています。

ポイント

・参加者全員の顔が見えるようにする
・座談会は数人に分かれて実施している

【参考】オンラインで内々定者懇親会、やってみました!

BIGLOBE Style

マイプラス株式会社

RPA事業を行うマイプラス株式会社は、忘年会をオンラインで開催しました。

ツールはZoomを使用し、社長の挨拶、数人に分かれた座談会、ビンゴゲームを実施し、景品は自宅に郵送をしました。

ポイント

・豪華な景品など、懇親会に参加する分かりやすいメリットを提示する

【参考】初のオンライン忘年会

マイプラス株式会社

株式会社メンバーズ

チーム型システム開発支援事業を行う株式会社メンバーズでは、中途入社メンバーの歓迎会をオンラインで行いました。

創業当初からメンバーは各拠点でリモートワークを行なっているため、日頃からオンラインでの飲み会を開催している企業ですが、いつものオンライン飲み会よりも少しパブリックな会として歓迎会を開催しました。

通常はGoogle Hangouts Meet を利用していますが、この会ではトークルームを作成し数人で通話ができたり、画面共有ができたりするSlackを利用し実施しています。
また、ファシリテーターを決めスムーズに会を進めるようにするのがポイントです。

ポイント

・Slackなどの普段使っている勝手の分かるツールを利用する
・ファシリテーターを決める

【参考】オンライン飲み会のやり方とコツについて

株式会社メンバーズ

まとめ

オンラインで行う懇親会は、オフラインの場合と勝手が違うことも多々ありますが、オンライン懇親会の特性をよく理解し開催することで、満足度の高い懇親会を開催することができます。

  • チャットツールを上手に利用する
  • タイムテーブルを共有し、終わりの時間も決めておく
  • 食事や開催のアナウンスを何度か行う

などの点に注意し、チームの一体感やエンゲージメントがさらに高くなる懇親会を開催してください。