テレワークによるコミュニケーションの実態

新型コロナウイルスの流行により格段に普及したテレワークですが、テレワークを行うことにより同僚とコミュニケーションをとる機会が減ったなと感じている人も多いのではないでしょうか?

コロナ禍で社員の交流の変化
出典:バヅクリ『テレワークに対する不安やコロナ禍での社員間でのコミュニケーション

実際に、チームビルディングサービス『バヅクリ』を運営するプレイライフ 株式会社が会社員330名を対象に行なったアンケート『テレワークに対する不安やコロナ禍での社員間でのコミュニケーション』によると、コロナ禍でリモートワークが普及したことにより、50.6%もの回答者がコミュニケーションの総量が減ったと感じているようです。

また、サイボウズ チームワーク総研が、週に1回以上在宅勤務を行なっている20歳〜69歳の男女3,000人に対して行なった『「テレワークのコミュニケーション」についての調査』では、テレワーク時におけるコミュニケーションの量や、求めるコミュニケーションの量などが明らかになりました。

テレワーク下でのコミュニケーションの変化

テレワークが普及した今、多くの人はこのコミュニケーションの現状をどのように感じているのか同アンケートを元にご紹介していきます。

業務に関わるコミュニケーション時間

業務に関わるコミュニケーションの時間数
出典:サイボウズ チームワーク総研『「テレワークのコミュニケーション」についての調査

業務に関するコミュニケーションは30分未満と答えた人が53.3%と最も多く、続いて1時間未満と答えた人が23.4%という結果に。
中には0分と回答した人もいました。

業務に関わらないコミュニケーション時間

業務に関わらないコミュニケーションの時間数
出典:サイボウズ チームワーク総研『「テレワークのコミュニケーション」についての調査

続いて、業務に関わらないコミュニケーション時間が全くないと答えたのはなんと、42.4%。
また、あると答えた人の中でも30分未満が45%と、多くの人がテレワーク下では同僚とほとんど業務に関係のないコミュニケーションをとっていないことがわかります。

テレワーク中、同僚とのコミュニケーション時間を増やしたい?

それでは、このコミュニケーションの量を回答者たちはどう思っているのでしょうか?

業務に関わるコミュニケーションに対する想い

業務に関わるコミュニケーションに対する想い
出典:サイボウズ チームワーク総研『「テレワークのコミュニケーション」についての調査

業務に関するコミュニケーションは、多くの人が適量だと感じているという結果に。
また、もっと業務に関するコミュニケーションを増やしたいと思っている人は、どの規模の会社でも約1割〜1割未満という結果になりました。

業務に関わらないコミュニケーションに対する想い

業務に関わらないコミュニケーションに対する想い
出典:サイボウズ チームワーク総研『「テレワークのコミュニケーション」についての調査

半数以上が、現状のコミュニケーション量が適量と思っていますが、どの規模の企業でも、業務に関わるコミュニケーションを増やしたいと思っている人よりも、業務に関わらないコミュニケーションをもっと増やしたいと思っている人は約2倍程度もいるという結果になりました。

業務に関わるコミュニケーションよりも、オフィスで行なっていた雑談などの何気ないコミュニケーションを増やしたいと思っている人が多いようです。
また、リモートワークをしていく中で、話さない人が増えた、何をしているのかわからない人が増えたという回答が全体の6割にものぼります。

テレワークのコミュニケーション不足がおきる原因と課題とは?

テレワークでのコミュニケーション不足

それでは、テレワークでコミュニケーションが減る原因と、コミュニケーションが不足することによりどのような課題が出てくるのかご紹介していきます。
コミュニケーション不足で起こる様々な課題の原因を知り改善を行い、ベストな対処をしていきましょう。

なぜコミュニケーション不足になってしまうのか

まずは、テレワーク下でコミュニケーション不足になってしまう原因をご紹介していきます。

コミュニケーションのタイミングがわからないため

オンラインでのコミュニケーションは、オフラインの場合よりも相手の状況がわからないためコンタクトを取るタイミングが掴みづらいということがあります。

オフィスにいると「今は電話をかけているな」「今は集中しているから後で話しかけよう」とタイミングを図ることができますが、オンラインではなかなかそうはいきません。
タイミングが掴めないため、少しの用事や急ぎでない用事なら、今度でいいかと後回しにしてしまうのです。
後回しにすることによって、さらにタイミングが掴みづらくなる、忘れてしまいコミュニケーションが生まれなくなるなどの結果に繋がります。

ツールを使いこなす必要があるため

オンラインでコミュニケーションを取るとなると、デジタルツールを利用する必要があります。
そのツールをある程度は使いこなす必要があり、人によってはオフラインと比べ気軽にコミュニケーションを取れないと感じる人もいるでしょう。
ツールを導入する際は、多くの人が使いやすいツールを導入するようにしましょう。

タイムラグが生まれるため

チャットツールなどを利用したコミュニケーションは、相手の状況によってはレスポンスに時間が空きタイムラグが生まれます。
また、相手がデバイスを見ているタイミングに連絡をしても、チャットでは書き込む時間ができタイムラグが生まれるため、オフラインで行うようなやり取りは難しいでしょう。

突発的なコミュニケーションは生まれないため

オフィスでのちょっとした隙間時間や、席を立った時に生まれるような突発的なコミュニケーションは、テレワーク中には生まれません。
何気ないコミュニケーションの機会損失は、コミュニケーション量に大きな影響を与えます。

反応や雰囲気が掴みにくいため

オンラインでのコミュニケーションは、五感で情報がキャッチできず情報量が少なくなります。
そのため、相手の反応や場の雰囲気が掴みづらくコミュニケーションを取ることが億劫になってしまったり、いつもと同じ量のコミュニケーションをとっていたとしても不十分に感じたりする可能性があります。

コミュニケーション不足が引き起こす弊害とは?

上記のような原因などから起こるコミュニケーションの不足により、一体どんな課題、弊害が起こるのでしょうか?

情報量が減る

テレワークでは人との会話から得られる情報はもちろん、オフィスの雰囲気などから得られる情報も減ります。
得られる情報量が減ることにより、アイディアが生まれるチャンスの損失、イノベーションが起こる機会の損失、円滑な人間関係の難航などに繋がる可能性があります。

エンゲージメントが下がる

テレワークでコミュニケーションが減ることで、孤独感を感じやすくエンゲージメントが低下する恐れがあります。
組織に対する愛着や、仕事へのポジティブな感情が失われ、物事への積極性も欠けてしまうでしょう。

文化の醸成、関係性の構築が難しくなる

関係性を構築することが難しくなることはもちろん、文化の醸成も難しくなるでしょう。
文化の醸成に関しては、大きく組織や業務に影響を与えないように感じるかもしれませんが、長期的に考えれば組織の発展や、優秀な人材の獲得に影響を与える可能性も考えられます。

テレワークのコミュニケーション不足を解消する方法

テレワークのコミュニケーション不足の解消

それではテレワークでのコミュニケーション不足を解消する方法をご紹介していきます。

対策その1 ルールを決める

オンラインでもコミュニケーションを活性させるため、テレワーク中のルールを決めましょう。
例えば、

  • ○時〜○時の間はチャットツールでオンラインにしておくようにする
  • 定期的に出社日を設ける
  • ランチタイムなど離席時はチャットツールのステータスを「離席中」に変更する

などです。
ルールを決めることで、テレワーク中のコミュニケーションに不安や迷いを感じることなく業務に取り組めます。

対策その2 定期的にコミュニケーションをとる時間を設ける

定期的にコミュニケーションを取れる時間を作るようにしましょう。
朝礼などのタイミングを活用するといいでしょう。
リモートワークの際ならテレビ電話などを繋ぎ、オンラインで朝礼をするのもおすすめです。
その際は、ニュースで気になったトピックをシェアする、同僚に感謝の気持ちを伝えるなど、業務とは関係ない何気ないコミュニケーションをその時間の中で取れるようにすることをおすすめします。

対策その3 バーチャルオフィスツールの利用

バーチャルオフィスツールとは、その名の通り仮想空間のオフィス。
実際に会うわけではありませんが、誰がどこで何をしているのかがわかる仕組みが施されており、孤独感の軽減や、話しかけるタイミングが掴みやすいなどメリットがあります。
常時接続されているという点がバーチャルオフィスツールと、zoomやSlackなどのコミュニケーションツールの違い。
常時接続していなくても、決まった日の決まった時間帯だけ、バーチャルオフィスに出勤するようにしてもいいでしょう。

対策その4 成果を共有する

どこまで仕事が進んだかや、どのような成果がでたかを共有するようにしましょう。
そうすることで1人で仕事をしているという感覚が緩和されます。
またその際は、協力してくれた同僚に感謝を伝えたり、成果を認め合ったりすると仕事に対するモチベーションがテレワーク下でも保ちやすくなります。

対策その5 稼働状況を見える化する

スケジュールを共有や、「退席中」など今の状況がわかるようにするとオンラインでもコミュニケーションが円滑になります。
チャットを送るタイミングや、電話をかけるタイミングが掴みやすくなるためです。
Slackは、ステータスの設定だけでなくコメントも追加できるので、「13:00までランチ休憩」や「15:00まで集中して資料作成中」など細かな状況も記載するとさらに状況がクリアになります。

テレワークでコミュニケーションを活性させている他社事例

テレワークでのコミュニケーション活性

それでは、オンラインでのコミュニケーション活性を実践している企業の事例をご紹介していきます。

株式会社あしたのチーム

人事評価システムの導入支援や運用コンサルティングを行う株式会社あしたのチームは、日本各地に拠点がある組織。
各地をテレビ電話で繋ぎ、毎朝の朝礼やランチ会を実施しています。
定期的に顔を合わせる時間を作ることで、チームの一体感が生まれそうです。

TSUTAYA STORES

蔦屋書店、蔦屋家電などを運営するTSUTAYA STORES。
全国展開する店舗と全国6エリアを管轄するユニット長、さらに社長を中心とした本部スタッフとのコミュニケーションを密にすることを目的とし、遠隔会議システムを導入しています。
本部へ移動することなく、各地のユニット長は会議に出席できるようになりました。
出張などでスケジュールが合わせにくかった会議も、オンライン化することでスムーズに開催することが可能に。
デジタルツールを活用することで、コミュニケーション機会の損失を防ぎ、スムーズに行うことができます。

テレワークでのコミュニケーションに役立つツール

テレワークのコミュニケーション活性に役立つツール

最後に、テレワーク中のコミュニケーションに役立つツールをご紹介します。
テレワーク中でもコミュニケーションを活性させるため、上手に便利なツールを利用してください。

オンライン社内イベントサービス

まずはオンラインでイベントを行い、コミュニケーションの活性やチームビルディングを行えるサービスをご紹介します。

バヅクリ

バヅクリ

バヅクリはプレイライフ 株式会社が運営する、チームビルディングサービスです。
数多くの遊びをプロデュースしてきた同社が運営するサービスでは、図工や、オンライン焚き火など遊びを通してチームビルディングや、チーム内のコミュニケーション活性を期待できます。

講座の種類は50種類以上で、オンラインでの実施が可能。
満足度は97%超えを誇り、講師は全てプロが務めているので本格的なプログラムを受講できます。

情報共有ツール

テレワークでコミュニケーションを円滑に進めるには、情報を綺麗に整理しておく必要があります。
情報の整理におすすめのツールは以下です。

Stock

Stockは、会議での議事録などをノートのようにまとめておけるツールです。
重要な情報をチャットツールなどで共有すると投稿が流れてしまいがちですが、Stockを利用することでそれを防ぐことができます。

チャットツール

テレワーク時に頻繁に利用することになるチャットツール。
たくさんあるチャットルーツですが、特性を知りあなたの働き方や、組織のスタイルにあったものを選んでください。

Slack

ビジネスマンの中では今やおなじみのチャットツールSlack。
チャットだけでなく通話やリマインダー機能の利用も可能です。

チャットワーク

チャットワークは日本で作られたツールなので、日本人に使いやすい作りだと言えるでしょう。
チャット、通話、タスクの管理などを行うことができます。

web会議ツール

web会議ツールは、テレワークが導入されたことで利用の機会が格段に増えた人も多いのではないでしょうか?
利用人数、利用時間に合わせてツールを選択してください。

Zoom

多くの人が利用しているZoom。
無料プランでは3人以上のミーティングを行えるのは40分までです。
チャットツールや、画面共有、レコーディング機能など様々な機能も利用できます。

appear.in

appear.inは参加者は登録不要で利用ができるweb会議ツール。
会員登録をしたホストがURLを発行しそれを共有することでweb会議を行えます。
無料プランでは4人まで参加可能。
チャットツールや、画面共有もできます。

バーチャルオフィスツール

仮想空間で同僚と集まることができるバーチャルオフィスは、コロナ禍で新たに普及し始めたコミュニケーションツールの1つと言えます。

Remotty

まるでオフィスで働いているかのような感覚で仕事ができるRemotty。
2分おきにPCのカメラで撮影された写真が共有され、SNSのような画面ではリアルタイムの発信を確認することもできます。

まとめ

テレワークの普及で多くの人が、コミュニケーション量が減ったと感じている昨今。

テレワークの中でも生産性を向上させたり、仕事のしやすいチームを作ったりするには

  • 誰が何をしているのか
  • 誰がどんなことを考えているのか

をクリアにすることが重要と言えます。

そのためには活発なコミュニケーションが必要不可欠でしょう。
そこで、ツールを導入したり、ルールを決めたりするなどし、コミュニケーション不足から起こる課題・弊害に対処を行い、テレワーク下でも生産性やエンゲージメントの高い組織を目指してください。