社内イベントはオンフラインか、オンラインか?各社の傾向はどうなの?

コロナ禍の影響で、リアルでの開催が難しくなってしまった社内イベント。
「オフラインでリアルでやりたいけどできないのかな?」「オンラインでやるからって言われたけど、どうしたらいいの?」などとお悩みの方も多いと思います。

リアルでの一体感や空気を大切にしたいと、リアルで社内イベントを開催する企業も確かに存在します。
しかしながら、最近の情勢を鑑みると、入社式や研修だけでなく、大規模な総会や年末の忘年会などのイベントもオンラインで開催予定の企業も増えています。
コロナ禍の影響だけでなく、オンラインで開催することの多数のメリットが存在していることも理由です。

オンラインで社内イベント開催するメリット・デメリット

では、オンラインで社内イベントを開催する際のメリットとデメリットを解説していきます。

オンライン社内イベントのメリット

コストを大幅に削減できる

リアルな会議室やホールを使ってのイベントと違い、会場のレンタル費用、ケータリングなどが必要ありません。
さらに受付や設営準備スタッフなどの人件費、当日の交通費もかからず、費用を大幅に削減することができます。
オンラインならではの大きな利点です。

場所にとらわれず、複数拠点メンバーが参加可能

従来、1つの拠点で行なっていたイベントも、オンラインでビデオ会議ツールを活用すれば、地方や海外拠点のメンバーも同時に参加ができます。
また、時短や在宅ワーカーで今までイベントに参加できなかったメンバーも、オンラインであれば参加できる場合もあるでしょう。
こちらもオンラインならではのメリットです。

オンライン社内イベントのデメリット

参加者の集中力が切れやすい

パソコンの目の前で参加しているので、イベント内容が「面白くないな」と感じた場合、仕事をしたり関係のないページを見たりすることが容易です。
手軽に参加できるというメリットがある反面、手軽に離脱することもできてしまうのがオンラインイベントです。
開催側が一方的に喋るのではなく、参加者にも話を振ったり、グループワークを行うなど、参加者が飽きずに集中できるような工夫を心がけましょう。

空気感が読み取りづらい

参加者側もオンラインでのリアクションに慣れていません。
参加者の表情やリアクションが伝わりにくくなってしまいます。
開催側も「あれ、面白くないのかな?」「今の話、ちゃんと伝わってるのかな?」と不安に陥りがちです。
基本的には参加者のビデオはオンにし、できるだけ表情が見えるようにしましょう。

チャット機能を活用してリアクションを募るのもひとつの手です。
その際あらかじめルールなどを決めておくと、よりメンバーがチャットに参加しやすくなります。

オンライン開催する上で意識すべきポイント、必要な準備

実際に社内イベントをオンラインで実施する際、意識すべきポイントを、イベントの流れに沿って解説します。

1. やっておきたい事前準備

通信環境や使用ツールの事前チェック

通信速度が遅く、音声や映像が途切れがち、ビデオ会議ツールの設定がうまくいっていないなどのケースがよくあります。
PCではなくスマホでの参加はOKか?必要なアプリケーションはインストールされているか?など、事前に参加者の通信環境や使用するツールを確認し、整備しておきましょう。

開催時間の調整

参加者の都合をある程度考慮した時間設定が必要です。
そもそもやらなければいけない仕事が溜まっている、家庭での育児や介護の都合がある、などの理由で参加できない方も少なくありません。
業務に影響が出ない終業後、家事育児が落ち着く20時以降に開催すると比較的参加しやすいでしょう。

2. イベント開始時のポイント

テンションの上がる待機画面

イベント当日、入室前の待機画面でイベントのイメージ画像やアジェンダを表示したり、BGMを流すなど、参加者のテンションが上がるような工夫をしましょう。

3. イベント中のポイント

集中力が切れないような内容

先ほど説明した通り、オンラインイベントは参加者の集中力が切れやすいので、集中力を持続させる工夫も必要です。
一方的に喋るのではなく、対話の時間を設け、参加者全員に「参加している感」を持ってもらうようにしましょう。

会話が途切れない工夫

オフラインと違い、ビデオ会議ツールなどでのディスカッションは、同時に喋ることが難しいため、どうしてもリアルとは違う”間”が生まれます。
その際ファシリテーターは、あまり発言できていない人に話を振るなど、会話が途切れた時の対処法をあらかじめ考えておきましょう。

4. イベント終了後のポイント

余白コミュニケーションの時間

メイン内容の終了後、雑談などができる余白の時間を設けるとさらに参加者同士の距離が縮まります。
お互いにイベントの感想を言い合ったり、近況を報告するなど、リラックスした状態で話せる時間を作ると良いでしょう。

アンケート

イベントが無事成功しても、「楽しかったね」「盛り上がったね」で終わってしまうのはもったいないです。
参加者にアンケートをとり、次回以降のイベントにつなげられるようにしましょう。

オンライン社内イベントの他社成功事例

1. オンラインじゃんけんトーナメント(株式会社シティコミュニケーションズ)

出典:PR TIMES

総合エンタテインメント事業などを展開する株式会社シティコミュニケーションズは、「街-1(まちわん)グランプリ じゃんけん大会」という社内イベントを開催しています。
会社創立25周年を迎える2020年、「何事もなく終わってしまうのは…」という声も多く聞かれる中、誰もが簡単に参加できて、安心して楽しめる、with コロナの時代にマッチした社内イベントを自社で企画しました。

イベントの特徴
①312名が参加する、今まで体験したことのない大規模なトーナメント方式
②2カ月半にわたる長期開催の社内イベント
③普段顔を合わせない人たちとの1対1の交流
④オンライン会議等に慣れていない社員たちの練習にも

大会概要・ルール
・運営が用意する Zoom のルーム内で対戦
・一回勝負(ベスト8からは3本勝負2本先取制)
・開催時間に入室がなければ不戦敗
・業務都合等で入室できない社員の代理対戦は可能
・対象者:9月1日在籍社員=312名
・敗者復活枠あり
・ベスト8からライブ配信を行い、参加者以外の観覧を可能とする。
・優勝賞品は会社のブランド店舗からの10万円分の利用券

参考サイト: https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000187.000022051.html

2. バヅクリ おとなの図工(ウリドキ株式会社)

買取価格の比較サイトなどを運営するウリドキ株式会社は、プレイライフ株式会社が運営するバヅクリを利用しました。
バヅクリはチームビルディングなどのオンラインイベントを行なっているサービスで、オンラインでできる図工やプレゼンなど、さまざまなプログラムがあります。

インタビュー記事はこちら

体験後メンバーから、「普段仕事で話している時より、皆の笑顔が1トーン2トーン明るかったよね」という話が出ました。

役に立つサービスを紹介

とはいえ、自社で運営をやりつつコンテンツを用意するのは、なかなか大変です。
そこで、オンラインイベントに役立つサービスをご紹介します。

1. バヅクリ

出典:バヅクリ

バヅクリは、プレイライフ株式会社が運営するオンライン型イベントサービスです。
プレゼンや図工、マインドフルネスなど、企業研修やワークショップのプロが教えるプログラムが100種類以上あります。
アソビと学びをブレンドしたプログラムになっていて、短時間で相互理解を深め一体感を生む社内イベントが可能です。

料金:79,600円〜(1イベントあたり)
対象人数:1イベントあたり50名まで

2.ツナガル FACE マップ

出典:ツナガル

ツナガル FACE マップは、株式会社プランニングオフィス エスエムエスが提供するオンラインイベントのコンサルティングサービスです。
「展示会」「就活説明会」「進路相談会」「研修」「株主総会」「記者会見」などのトータルサポートを行なっています。
オンラインでありながら、バーチャル空間を移動し、複数のトークルームに出入りできるので、リアルイベント以上のエンターテイメントを演出。
全社や他拠点合同など、大人数での社内イベントを行う場合におすすめです。

3. イベモン

出典:イベモン

イベモンはタメニーアートワークス株式会社が提供するイベントコンサルティングサービスです。
イベント事業の経験が豊富で、リアル・オンライン問わず、さまざまな形態のイベントに対応。
リアルとのハイブリッドなど、目的や用途に合ったイベントの開催が可能です。

まとめ

コロナ禍での社内イベントについてご紹介しました。
オンラインイベントはリアルより手軽で低コストで開催できます。
ただ、必ずしもオンラインで開催しなければいけないわけではないので、目的や人数に合わせて最適な方法で企画しましょう。